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    周口市人大常委会机关公文处理办法(试行)

    2013/7/14 1:06:51 浏览次数: 【字体:

    (2001年4月制定,2003年7月23日秘书长办公会议修订)
     

    第一章  总   则
     

    第一条  为使人大机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理的效率和质量,参照国务院《国家行政机关公文处理办法》、全国人大常委会办公厅《人大机关公文处理办法》有关规定,根据市人大常委会工作实际,制定本办法。
    第二条  人大机关的公文,是人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书,是发布决定、决议、公告,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。
    第三条  人大机关秘书部门是人大机关公文管理的工作机构,负责公文的处理,协调和指导本机关各部门的公文处理工作。人大机关各部门应当明确专人负责本部门公文的处理工作,并逐步改善办公手段,努力提高工作效率和质量。文秘工作人员应当忠于职守、作风严谨、严守机密、廉洁正派,具备相应的专业知识。
    第四条  人大机关的公文处理,是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到准确、及时、安全。
    第五条  公文处理中必须严格执行国家保密法律、法规和人大机关内部的保密规定,确保国家秘密的安全。
     

    第二章  公 文 种 类
     

    第六条  市人大常委会机关的公文名称主要有:周口市人大常委会文件、周口市人大常委会()(通知、报告、请示、机要等,下同)、周口市人大常委会党组文件、周口市人大常委会党组()、周口市人大常委会办公室文件、周口市人大常委会办公室()、周口市人大常委会机关党委文件、周口市人大常委会审议意见、《周口市人大常委会公报》、《周口人大工作》等。
    第七条  市人大常委会机关使用的公文种类主要有:公告,决议,决定,议案,意见、批评和建议,请示,批复,报告,通知,通报,函,意见,会议纪要等。
    公告  适用于发布重要事项或者法定事项。
    决议  适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。
    决定  适用于对重要事项做出的决策和安排。
    议案  适用于根据法定程序,有关机构向人大及其常委会提请审议的事项。
    意见、批评和建议  适用于人大代表向人大及其常委会提出,由常委会的办事机构交有关机关研究处理并负责答复的事项。
    请示  适用于请求指示、批准事项。
    批复  适用于答复请示事项。
    报告  适用于汇报工作、反映情况、提出建议或答复询问等。
    通知  适用于传达指示、转发公文、传达需要执行或周知的事项等。
    通报  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神,交流情况。
    审议意见  适用于反映和转达市人大常委会审议有关报告时提出的意见和建议。
    函  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门提出请求等。
    意见  适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。
    会议纪要  适用于记载会议情况和议定事项。
     

    第三章  公 文 格 式
     

    第八条  人大机关的公文,一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。
    版头  版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,或者加括号标明文种组成。联合行文时,主办机关应该排列在前。
    秘密等级  秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,标注于公文首页左上方。机关内部的公文,应当标明“内部文件”。
    紧急程度  紧急公文应分别标明“特急件”、“急件”;紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
    发文字号  发文字号由机关代字、年份、序号组成。市人大常委会公文的字号用周人常[××××]××号、周人常文[××××]××号;市人大常委会党组、机关党委公文的字号分别用周人常党字[××××]××号、周人常党文[××××]××号、周人常机党字[××××]××号;市人大常委会办公室公文用周人常办[××××]××号、周人常办文[××××]××号、周人常办[××××]明发××号、周人常办函[××××]××号;《周口市人大常委会公报》、《周口人大工作》、《人大常委会审议意见》按年、期顺序编号。“文件”的发文字号应当排列于版头之下,横线之上居中处。函的发文字号应排列于版头之下,横线之下居右侧。联合发文,只标明主办机关发文字号。
    签发人  上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,由发文机关的领导审批签字。
    标题  公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文的种类。位于主送机关或正文之上正中间。
    主送机关  主要受理公文的机关。应当用全称或规范化简称,位于正文上方,顶格排列。
    正文  公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或主送机关下方。
    附件  公文附件,应当在正文之后,发文机关署名之前注明附件顺序和名称。
    发文机关署名  发文机关应当写全称或规范化简称。
    成文时间  应当以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。特殊情况除外。
    加盖印章  公文中有发文机关署名的(含联合发文),应当加盖部门印章。
    主题词  主题词的标注,应当符合公文主题词标注的各项规则。
    抄报、抄送单位  指除主送机关外的其它需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。“抄报”是向上级机关和领导报送公文;“抄送”是向同级、下级或不相隶属机关分送公文。应当排列于公文末页下端。
    印制版记  由公文制发机关名称、印发日期和印发份数组成,标于公文末页下端。印发日期和份数应当用阿拉伯数字书写。
    印制格式  公文用纸一般为A4纸型(210毫米×297毫米),双面印刷,按每页24行,每行28字排版,左侧装订。通常情况下,标题用2号宋体字,主送机关使用3号仿宋体字,正文使用3号仿宋体字,文中小标题,按结构层次,第一层用3号黑体字,第二层用3号楷体字。
     

    第四章  行 文 规 则
     

    第九条  市人大常委会各工作机构不单独对外行文,需要向市人民政府有关工作部门、市中级人民法院、市人民检察院和上一级人大常委会有关部门、市辖各县市区人大常委会及对口的工作机构行文时,统一以市人大常委会或常委会办公室的名义行文。
    第十条  请示问题应当一事一文,不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示,或多头请示。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。
    向常委会领导请示问题的公文,应当送文秘部门按规定程序办理,不应直接送领导本人,特殊情况除外。
     

    第五章  公 文 办 理
     

    第十一条  公文的办理分为收文和发文。
    一、发文的办理
    发文办理一般包括起草、审核、签发、复印、校对、盖章、装订和分发等。
    (一)起草  综合性公文一般由市人大常委会办事机构负责起草;专业性公文,如各委工作要点、专项工作方案、活动简报等由部门起草;有关党务工作的公文由党组、党委组织起草。文稿拟好,附上行文笺,起草人签名后,送交审核。草拟公文应当做到:
    1.符合国家的宪法、法律、地方性法规和党的方针、政策及有关规定。
    2.情况确实,观点明确,条理清楚,文字简炼,用词和标点准确、规范。
    3.结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
    4.必须使用国家法定计量单位。
    5.公文中的数字,除必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
    (二)审核  文稿送领导签发之前应认真细致地逐级校对审核,文责自负。市人大常委会的公文最后由秘书长审核,其它公文一般由拟稿的部门负责人审核签字。
    (三)签发  根据公文性质和内容,分别由有关领导审定签发。签发人要签署自己的意见、姓名和日期。
    1.市人大常委会公文,一般由常委会主任或副主任或秘书长签发。会议决定的事项由秘书长签发。
    2.市人大常委会党组公文,由党组书记或副书记签发。
    3.市人大常委会办公室公文,一般由办公室主任签发;办公室副主任可以签发分管工作的有关公文。重要的或涉及面广的公文,由秘书长签发。
    4.市人大常委会机关党委公文,由党委书记或副书记签发。
    5.明传电报由办公室主任、秘书长以上领导签发。
    6.市人大常委会《公报》、《周口人大工作》由办公室主任签发。
    7.发送新闻单位拟用的有关市人大常委会的新闻报道和决议、决定以及人事任免名单等,由秘书长签发,或委托有关委室负责人签发。
    8.上报的材料或提供重要会议使用材料,由市人大常委会主任或副主任或秘书长签发。
    9.各工作机构的业务事项,需要以市人大常委会或常委会办公室名义发文的由秘书长或办公室主任签发。
    (四)编号  文稿经签发后,凡需编号的,由办公室秘书科负责分门别类,统一登记、编号。
    (五)印制  凡需要打印的公文、材料,起草部门提出印刷的有关意见经有关领导同意签发后,由办公室统一安排印刷。应做到准确、及时、规范、安全、保密。
    (六)校对  公文的校对,由起草人负责,也可由起草部门的领导指定专人校对。校对完毕,校对人应在文稿原件上署名以示负责。
    (七)分发  机关向外发送的公文、信件,一般由主稿单位封装后交办公室统一发出;各部门召开专业性会议,会议材料由本部门负责分发。
    二、收文办理
    收文办理程序一般为签收、拆封、登记、编号、传递、送批、批注、承办、传阅、催办等。公文运转力求迅速、准确,不得积压。
    (一)签收  凡发送来的各种外来文件,统一由办公室负责逐件清点签收。
    (二)拆封  送发和寄给本机关的公文(信件),一般公文由文书处理人员拆封;机要公文由机要员拆封。给领导同志的“亲收”,送有关领导拆封;信访信件,交信访科拆封。
    (三)登记  应将公文的发文机关、发文字号、标题、密级、份数、收到时间及处理情况逐项填写清楚,以利管理、查询和催办。机要公文按来文机关要求由机要员分级分类登记、编号。
    (四)分发与传阅  根据来文内容和来文单位的要求及收文单位的有关规定,将公文分送有关领导和部门,或按照规定程序送有关领导传阅。需存档或请领导批示的传真件,应当复印后再办理。
    (五)送批  对需要送批和办理的重要公文,根据公文种类,分别由机要室或秘书科附上公文处理笺,及时送有关领导批注。需要文秘部门提出办理意见或建议并代拟文稿的,应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应提出办理时限。传送秘密级以上的公文,必须采取保密措施,确保安全。
    (六)批注  一般由秘书长或办公室主任批注。批注人应明确签署处理(拟办)意见。
    (七)承办  原则上按分工归口办理。负责承办的部门或人员,要认真负责,随到随办,办理完毕后,应在公文处理笺上注明办理结果与时间。
    (八)催办  对办理中的公文要进行查询、督办,随时或定期向领导反馈情况。
     

    第六章  公文立卷、归档和销毁
     

    第十二条  公文办理完毕后,应根据档案法及有关档案管理工作的规定,按时将公文和有关材料立卷归档。
    第十三条  凡以市人大常委会、市人大常委会党组、市人大常委会机关党委、市人大常委会办公室的名义印发的正式公文及其它重要材料,于分发前取一式五份连同原稿一并交办公室秘书科存档。并于翌年初移送档案室分类整理、装订立卷完毕。
    第十四条  没有归档和存查价值的公文,经鉴别和主管领导批准,可定期销毁。销毁秘密公文,应当到指定的保密地点,由两人以上监督,确保不丢失、不泄密。
     

    第七章  附则
     

    第十五条  本办法自制定之日起执行。县市区常委会人大机关可参照执行。

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